Jammern gilt nicht, jetzt ist Handeln angesagt, um im Wettbewerb um die besten Köpfe nicht ins Hintertreffen zu geraten. Die Herausforderung besteht darin, mit Hilfe der richtigen Kriterien geeignete Menschen zu identifizieren und mit zielgruppengerechten Maßnahmen für das jeweilige Unternehmen zu begeistern.

Nach den Untersuchungen der STRIMacademy sind die bisher eingesetzten Kriterien häufig zu notenlastig. Cut-off-Kriterien werden zu häufig zu Gunsten der Erfüllungsquote „aufgeweicht“ und Employer Branding Maßnahmen zu wenig oder gleich nach dem Gießkannenprinzip eingesetzt. E-Recruiting-Verfahren werden ebenfalls nicht konsequent genutzt. Im Rahmen dieses Blogs werden die Ergebnisse des Konvois 2009 zusammengefasst und liefern Basis für einen Vergleich zu den eigenen Maßnahmen in der Ansprache und Rekrutierung von Auszubildenden. Aber denken Sie daran, das Benchmarking lediglich Hinweise liefern sollte. Dann wie heisst es so schön “Wer der Herde folgt sieht nur … Hinterteile”.:) In diesem Sinne viele gute Anregungen aus diesem Blog und den Mut die Trampelpfade zu verlassen.

Social Media als Chance

Die im letztjährigen Konvoi befragten Unternehmen setzen als Marketingmaßnahmen zur Imagepositionierung das Internet und Messen ein. Sehr beliebt sind auch Schülerpraktika, Schnuppertage und Tage der offenen Tür. Anzeigen sind eher rückläufig. Die Nutzung des Internet für Marketingmaßnahmen zur Imagepositionierung erfolgt haupt¬sächlich in Verbindung mit Jobbörsen. Die Nutzung moderner Internetmöglichkeiten im Rahmen des Social Media Marketing ist bislang eher die Ausnahme und bieten Unternehmen deshalb die Chance sich positiv vom Wettbewerb abzuheben.

Erfolgreiche Betriebe investieren 15% ihres Budgets in ihr Azubi-Marketing

Berufsorientierungsspiele bzw. Self-Assessments kommen laut unserem Konvoi aus dem Jahre 2009 bei 20% der teilgenommenen Unternehmen zum Einsatz. Dieser Anteil liegt ca. 14% „über dem Markt“! Dieses wichtige Instrument dient vor allem der Qualitätssteigerung der Bewerber. Vor dem Hintergrund der zunehmenden Bedeutung des Marketings auch bei der Rekrutierung von Auszubildenden überrascht die vergleichsweise geringe Anzahl der Unternehmen, die über einen Marketingplan und ein Marketingbudget verfügen. Einige Unternehmen, die auf diesem Gebiet recht erfolgreich agieren, geben zwischen 10 und 15% des Gesamtbudgets für Marketingzwecke aus.

Papierbewerbungen domieren im gewerblich-technischem Bereich

Rund 60% der im Jahr 2009 von der STRIM® befragten Unternehmen lassen grundsätzlich Papierbewerbungen zu. Lediglich 30% nehmen ausschließlich Online-Bewerbungen an. Aufgrund aktueller Rückmeldungen gehen wir davon aus, dass sich dieser Prozentsatz deutlich steigern wird. Bereits heute zeichnen sich kaufmännische und IT-Berufe in vielen Unternehmen durch eine recht hohe Onlinequote aus, wohin gegen in gewerblich-technischen sowie in Logistikberufen nach wie vor die Papierbewerbungen dominieren.

Kaum durchgängige IT Unterstützung

Wenngleich 80% der befragten Unternehmen die Bewerberdaten in einem Bewerber-Management-System speichern, so arbeiten nur sehr wenige davon mit einem digitalisierten Datensatz und nutzen die Möglichkeiten eines solchen Systems umfassend. Die meisten Unternehmen haben unserer Befragung zufolge keine durchgängige IT-Unterstützung, sondern greifen nach wie vor händisch in den Rekrutierungsprozess ein.

Noten als dominierendes Selektionskriterium

Leider dominieren nach wie vor Noten als Kriterium der Vorselektion. Das Arbeits- und Sozialverhalten ist lediglich für 60% der in 2009 befragten Unternehmen relevant. Abgeschlagen spielen auch besondere Leistungen und Engagement sowie Vorkenntnisse und Praxiserfahrungen im Ausbildungsberuf eine Rolle. Innerhalb des Kriteriums „wichtigste Fächernoten“ im Rahmen der Vorselektion dominieren Mathematik und Deutsch. Abhängig von den Berufsfeldern kann es hier zu Abweichungen kommen.

Praktika, berufliche Erfahrung und Vitamin B

Grundsätzlich ist die Anzahl der Ausnahmeregelungen zu den vorgestellten Kriterien rückläufig. Eine nach wie vor wichtige Ausnahmeregelung ist „Kind von Mitarbeitern“. Auffallend ist, wie wenig der Gesamteindruck und die Motivation zum Ausbildungsberuf das im Wesentlichen durch Noten zustande gekommene „Rating“ beeinflussen können. Gleiches gilt für erste berufliche Erfahrungen durch Praktika und berufsvorbereitende Maßnahmen.

Internet verändert Azubimarketing und -rekrutierung

Das Internet hat nach unseren Beobachtungen bereits zu entscheidenden Veränderungen in der Rekrutierung von Auszubildenden geführt. Rund 90% der im Jahr 2009 am Erhebungskonvoi teilgenommenen Unternehmen setzt bereits Online Assessments ein. Auch hierbei liegt der Marktwert deutlich niedriger. In der Praxis stehen derzeit die webbasierte Erhebung biografischer Daten und Uploadfunktionen im Vordergrund. Webbasierte Persönlichkeitsfragebögen spielen nur bei 11% der befragten Unternehmen eine Rolle. Die meisten Unternehmen stehen demzufolge noch am Anfang einer umfassenden Nutzung technischer Möglichkeiten.

Negativselektion bei 25%

Der Anteil negativ ausgewählter Bewerber ist zwischen den befragten Unternehmen sehr unterschiedlich. Tendenziell ist der Anteil in der Vorselektion bei denjenigen Unternehmen hoch, die bereits Online Assessments incl. Leistungstests und Softskillerfassung sowie ein automatisiertes Matching eingeführt haben. Nach wie vor sind die Anteile in den meisten Unternehmen optimierungsfähig. Über alle befragten Unternehmen hinweg liegt der Mittelwert der Negativselektion im Rahmen der Vorselektion bei rund 25%.

Eignungstests und Vorstellungsgespräche

Die relevanten Endauswahlverfahren verteilen sich unterschiedlich auf die einzelnen Auswahlstufen.

In Stufe 1 dominieren (teilweise webbasierte) Einstellungs- und Eignungstests, in Stufe 2 das persönliche, strukturierte Interview bzw. das Vorstellungsgespräch.
Ähnlich wie bei der Vorselektion stehen bei Einstellungs- und Eignungstests die Mathematik- und Deutschkenntnisse im Vordergrund, nachrangig sind auch Englischkenntnisse gefragt.

Kennzahlen im Ausbildungscontrolling

Das Thema Ausbildungscontrolling beinhaltet Aussagen zur Produktivität, zur Kostensituation, zu Zeiten sowie zur Qualität des Rekrutierungsprozesses.
Neben der Anzahl Bewerbungen pro VZK und der Anzahl Einstellungen pro VZK wurde auch das Verhältnis der Bewerbungen zu Einstellungen und Verträgen nach Berufsprofilen untersucht.

Über 60% der befragten Unternehmen befinden sich bei der Erfüllungsquote (Anzahl Einstellungen pro Planstelle) immer noch im obersten Quartil (84% bis 100%). Abhängig von der Branche und dem Ausbildungsberuf ist diese Quote jedoch bereits im Jahr 2009 nur mit sehr hohen Anstrengungen zu erreichen gewesen.

Die Kennzahl „Gesamtkosten pro VZK“ besitzt vor allem in Verbindung mit anderen Kennzahlen hohe Steuerungsrelevanz. Ein hoher Outsourcinganteil kann beispielsweise diese Kennzahl sehr stark beeinflussen. Sehr interessant ist die Kostenanalyse entlang der Teilprozesse. Auffallend sind die hohen relativen Kostenanteile des Bewerbungseingangs sowie der Endauswahlverfahren. Diese Teilprozesse sind die eigentlichen Kostentreiber

Auch die Kennzahl „Gesamtkosten pro Bewerbung“ stellt eine wichtige Kenngröße dar. Best-Practise-Unter¬nehmen erreichen hier mitunter bereits einen Wert von deutlich unter 100 Euro.

Absagegründe seitens der Bewerber

Die Analyse der Absagegründe ergab bei den befragten Unternehmen folgendes Bild:

Mit 28% ist ein „anderes Angebot“ der meistgenannte Absagegrund, gefolgt vom Studium („BA-Studium und „Studium begonnen“) mit in Summe 36%. Zu diesen genannten Absagegründen, die in Summe 64% ausmachen, sind Strategien zu erarbeiten, um die bereits als gut befundenen Bewerber tatsächlich für eine Ausbildung zu gewinnen.

Onboarding der Auszubildenden

Nachfolgend wird das Onboarding der Auszubildenden noch thematisiert, weil es – neben anderen Kriterien – für die Qualität der Rekrutierung dieser Zielgruppe von Bedeutung ist.
Häufig gewählte Maßnahmen zur Reduzierung der Abspringerquote sind effizienzlastig; d.h. sie setzen ihren Schwerpunkt auf die Optimierung der Zeiten. Daneben spielen Maßnahmen eine wichtige Rolle, die dazu beitragen, die Bewerber zu informieren. Diese Maßnahmen führen bei ca. ¾ der befragten Unternehmen zum gewünschten Erfolg. Bei den anderen Unternehmen sind bisher keine Effekte messbar.

Wichtig ist außerdem eine frühzeitige Identifikation sehr guter Auszubildender. Dies wird bei allen befragten Unternehmen durch regelmäßige, interne und externe Beurteilungen sichergestellt. Neben der Identifikation sehr guter Auszubildender gilt es auch, Maßnahmen zur Erhöhung deren Motivation zu ergreifen. Im Vordergrund stehen Qualifizierungsmaßnahmen sowie persönliche Bindungsmaßnahmen.
Neben Maßnahmen zur Identifikation guter Auszubildender und zur Steigerung deren Motivation gilt es, diese Auszubildenden stetig weiter zu entwickeln und an das Unternehmen zu binden. Dies wird durch eine hohe Übernahmewahrscheinlichkeit und ein ausbildungsbegleitendes Studium erreicht. Aber auch – überlappend zu bereits genannten Maßnahmen – Qualifizierungs- und Fördermaßnah¬men spielen eine wichtige Rolle.
Das Vorgehen während des gesamten Rekrutierungsprozesses sollte immer mit einer Zufriedenheits¬befragung der Bewerber „unterlegt“ werden. Leider werden solche Befragungen nur von 20% der teilnehmenden Unternehmen durchgeführt. Es ist wichtig, dass selbst Bewerber, die eine Absage erhalten, den Bewerbungsprozess als ein positives Erlebnis in Erinnerung behalten und das Unternehmen, für das sie sich interessiert haben, ggf. bei Freunden und Bekannten weiter empfehlen.

Über den Konvoi

Die STRIMacademy führt in ihrer Veranstaltungsreihe „Analytics trifft Community“ jährliche Erhebungskonvois zum Thema „Employer Branding und Recruiting in der Erstausbildung“ durch und analysiert mit namhaften deutschen Unternehmen die aktuelle Situation sowie technische Möglichkeiten und künftige Herausforderungen in puncto Ausbildungsmarketing und –recruiting.